Règle n°1 : à quel moment inviter vos prospects dans votre deal room ?
Dès que vos prospects veulent passer aux choses sérieuses, après vos premiers échanges. Chez nos clients, c’est généralement au R2 ou au R3 (après la découverte ou la démo).
C’est le moment idéal pour transformer un simple intérêt en projet d’achat concret, en adoptant une logique de « gestion de projet » : quelles actions mener ? qui inclure dans la discussion ? quel calendrier ? etc.
⚠️ Ne partagez pas votre deal room trop tôt : vos prospects doivent d’abord avoir manifesté un réel intérêt pour votre solution.
💡 Définissez à quel moment de votre processus (à quelle étape du pipe dans votre CRM ?) la deal room est partagée avec les prospects, et documentez-le. Votre équipe vous dira merci !
Règle n°2 : comment inviter vos prospects dans votre deal room ?
Le meilleur moment, c’est lorsque vous clarifiez les prochaines étapes avec vos prospects.
En partage d’écran, présentez-leur votre plan d’action et construisez-le avec eux : quel est leur processus interne ? qui doit être impliqué de leur côté ? dans quels délais ?
C’est le moment de tester vos prospects et d’adopter une posture d’expert : expliquez comment vous avez accompagné d’autres clients tout au long de leur parcours d’achat. Montrez-leur qu’ils ont accès à toute la documentation nécessaire et qu’ils peuvent suivre l’avancement des discussions.
Une fois les grandes lignes du parcours définies, il ne vous reste plus qu’à les inviter dans votre deal room (bouton « Partager »).
C’est ça, être plus professionnel que vos concurrents ! #trustedadvisor
❓ Pourquoi vos prospects devraient-ils rejoindre la deal room ? Parce que 77 % des clients B2B trouvent leurs achats trop complexes (Gartner). Leur simplifier la décision est le meilleur moyen d’en faire vos alliés.
Règle n°3 : invitez vos prospects dans votre deal room pendant le rendez-vous (pas après)
Invitez vos prospects « en direct » dans votre deal room, tant que l’échange est encore frais dans leur esprit.
Avec le bouton « Partager », quelques secondes suffisent.
💡 Attendez que vos prospects aient rejoint l’espace avant de mettre fin à la réunion.
😱 Votre deal room n’est pas prête ? Pas de panique ! Grâce aux modèles, créez-en une opérationnelle en 10 secondes chrono.
Règle n°4 : commencez et terminez toujours vos réunions par le plan d’action
Rester aligné avec vos prospects sur le plan d’action, c’est la clé pour les garder engagés à 100 % et éviter que votre deal ne vous échappe.
Notre routine chez Katalyz ?
🟢 Au début de chaque rendez-vous, je partage mon écran avec le plan d’action : je rappelle à mes prospects où nous en sommes dans le processus et nous validons l’ordre du jour ensemble (quelques puces dans une tâche suffisent).
Résultat : je reprends exactement là où nous nous étions arrêtés et je renvoie une image très professionnelle.
🔴 À la fin de chaque réunion, je repartage mon écran avec le plan d’action : je valide les prochaines actions, leurs responsables et les échéances. Chacun repart avec des actions claires à mener.
Résultat : j’affine la cartographie de mon deal et j’anticipe les points de blocage.
💡 Votre calendrier se met à jour automatiquement sous les yeux de vos prospects. Effet waouh garanti !
Règle n°5 : outillez votre champion entre deux rendez-vous
Au cours de leur processus d’achat, vos prospects ne passent que 5 % de leur temps avec vous. Le reste du temps, soit 95 %, ils avancent sans vous !
Comment peser sur le deal pendant ces 95 % où vous n’êtes pas là ?
Plutôt que d’envoyer un long e-mail où informations et pièces jointes finissent par se perdre (qui n’a jamais fait d’archéologie dans sa boîte mail ?), prenez quelques minutes pour mettre à jour votre deal room.
Dans l’action concernée de votre plan d’action :
- Rédigez un bref compte rendu du rendez-vous
- Partagez les présentations, vidéos et articles dont vous avez parlé
- Assignez les participants aux prochaines actions
💡 Imaginez le gain d’impact pour votre champion lors de ses réunions internes. Il dispose enfin d’un espace pour défendre efficacement le projet face au décideur !
Règle n°6 : comment réagir si votre prospect vous répond par e-mail (et non directement dans la deal room) ?
Cela arrive, surtout quand vos interlocuteurs découvrent les deal rooms.
Répondez simplement depuis votre deal room : « Merci pour votre retour, John ; je vous réponds directement dans notre espace pour faciliter le suivi : ... »
Vous conservez ainsi l’historique des échanges, et chacun pourra facilement s’y replonger dans 2, 4 ou 6 mois.
Règle n°7 : faut-il mentionner « Katalyz » pendant votre deal ?
Dans votre deal, seuls comptent vos prospects et vous.
Inutile de mentionner Katalyz : nous sommes une solution en marque blanche, et vos deal rooms s’affichent à vos couleurs, avec votre logo.
Dites-leur simplement que vous mettez à leur disposition un espace clé en main, où ils retrouvent toute la documentation utile et suivent l’avancement de vos échanges.
